مسئولین دفاتر

 

شغل مسئول دفتر یکی از پست‌های حیاتی در هر سازمان یا اداره‌ای محسوب می‌شود و بسیاری از سازمان‌ها و ادارات دولتی و خصوصی به دنبال استخدام مسئول دفتر هستند. ‌مسئولیت‌های این شغل از مدیریت اسناد و اطلاعات تا ارتباطات داخلی و خارجی و ثبت رویدادها و تقویم سازمانی را در برمی‌گیرد. در این مقاله، به بررسی نقش و مسئولیت‌های مسئول دفتر پرداخته و مهارت‌هایی را که برای این شغل ضروری است، معرفی خواهیم کرد.

معرفی شغل مسئول دفتر

در بسیاری از سازمان‌ها و ادارات، وظایف مسئول دفتر مشابه شغل منشی گری است. اما در برخی از موارد نیز میان این دو موقعیت شغلی تفاوت‌هایی وجود دارد. یک مسئول دفتر عمدتاً مسئولیت مدیریت و نظارت بر فعالیت‌های اداری و اطلاعاتی یک سازمان را برعهده دارد. این شخص معمولاً به برقراری ارتباط موثر بین اعضای سازمان، مدیران و مشتریان کمک می‌کند. موقعیت‌های شغلی مختلفی برای شغل مسئول دفتر وجود دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به مسئول دفتر مدیرعامل، مسئول دفتر دپارتمان مدیریت منابع انسانی و مسئول دفتر شورای شهر اشاره کرد.

شرح وظایف و مسئولیت های مسئول دفتر

همان‌طور که در آگهی‌های استخدام مسئول دفتر نیز مشاهده می‌شود، این فرد عهده دار وظایف و مسئولیت های مختلفی است. در ادامه به مهم‌ترین مسئولیت‌ها و وظایف مسئول دفتر اشاره خواهیم کرد.

مدیریت اسناد و اطلاعات

یک مسئول دفتر خوب باید توانایی سازماندهی و نگهداری اسناد و اطلاعات مهم سازمان را داشته باشد.

مدیریت جلسات و رویدادهای کاری

برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات، همایش‌ها و رویدادهای مختلف نیز بخشی از مسئولیت‌های مسئول دفتر محسوب می‌شود.

مدیریت مکاتبات اداری

نگهداری و پیگیری نامه های اداری، ایمیل‌ها و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان نیز به عهده مسئول دفتر است.

گزارش‌نویسی و مستندسازی

مسئول دفتر باید توانایی تهیه گزارش‌های مورد نیاز سازمان و مستندسازی فعالیت‌ها و رویدادها را داشته باشد.

مدیریت امور اداری

یکی دیگر از وظایف مسئول دفتر، مدیریت امور اداری شامل تدارکات، حمل‌ونقل، نظافت و مدیریت تجهیزات و امکانات سازمان است.

حفظ حریم خصوصی

مسئول دفتر ممکن است از اطلاعات محرمانه‌ای درباره مشتریان یا سازمان اطلاع پیدا کند. به همین دلیل متعهد بودن یکی از وظایف مسئول دفتر محسوب می‌شود و این فرد باید حریم خصوصی افراد را حفظ کند.

مهارت‌های مورد نیاز برای استخدام مسئول دفتر

یک مسئول دفتر برای انجام وظایف خود باید دارای مهارت‌های سخت و نرم مختلفی باشد و با آموزش مهارت های نرم و مهارت های حرفه ای این حوزه و گذراندن دوره های آموزشی موردنیاز، بتواند وظایف تعیین شده را به‌درستی و به‌صورت کامل انجام دهد. از جمله مهم‌ترین مهارت‌های موردنیاز برای شغل مسئول دفتر می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

مهارت‌های مدیریتی

یک مسئول دفتر خوب باید توانایی مدیریت زمان، برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری و رهبری را داشته باشد.

مهارت‌های ارتباطی

توانایی برقراری ارتباط موثر با اعضای سازمان، مدیران و مشتریان از جمله مهارت‌های ضروری یک مسئول دفتر است.

مهارت‌های فنی

یک مسئول دفتر علاوه بر داشتن مهارت‌های نرم، باید دارای مهارت‌های فنی این حوزه نیز باشد و با گذراندن دوره های تخصصی مانند دوره آموزشی نرم‌افزار ورد و اکسل، مهارت های حرفه ای خود را در این زمینه ارتقا دهد.

آشنایی با اینترنت، تسلط به کارکردن با تجهیزات اداری و آشنایی کامل با تایپ فارسی و انگلیسی از دیگر مهارت‌های فنی موردنیاز برای استخدام مسئول دفتر محسوب می‌شوند.

دقت و توجه به جزئیات

مسئول دفتر باید توانایی درک و اداره جزئیات کوچک را داشته باشد تا بتواند وظایف روزمره خود را به‌درستی انجام دهد.

ویژگی‌های اخلاقی و رفتاری موردنیاز یک مسئول دفتر

یک مسئول دفتر حرفه‌ای برای اجرای بهتر و کارآمدتر وظایف خود نیازمند مجموعه‌ای از ویژگی‌های شخصیتی و رفتاری است. در ادامه به برخی از این ویژگی‌ها اشاره خواهیم کرد:

اخلاق حرفه‌ای

یک مسئول دفتر حرفه‌ای باید اخلاق و سیاست های حرفه‌ای را رعایت کرده و در انجام وظایف خود از اصول حرفه‌ای همچون عدالت، شفافیت، صداقت و امانت‌داری پیروی کند.

رازداری و حفظ حریم خصوصی

مسئول دفتر باید توانایی حفظ حریم خصوصی ارباب رجوع، همکاران و سازمان را داشته باشد. او باید اطلاعات حساس را به طور محرمانه بررسی و مدیریت کند و از دسترسی غیرمجاز به آن‌ها جلوگیری نماید.

همکاری و توانایی انجام کار گروهی

مسئول دفتر حرفه‌ای باید توانایی همکاری با اعضای سازمان و سایر بخش‌ها را داشته باشد. او باید توانایی کار به‌صورت گروهی، به اشتراک‌گذاری اطلاعات و هماهنگی با دیگران را داشته باشد تا به بهترین شکل ممکن به اهداف سازمانی دست یابد.

قابلیت‌های ارتباطی

داشتن روابط عمومی بالا یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای استخدام مسئول دفتر محسوب می‌شود. مسئول دفتر باید توانایی بالایی در برقراری ارتباطات مؤثر از طریق راه های ارتباطی مختلف داشته باشد. او باید به گوش‌کردن فعال، انتقال اطلاعات به‌صورت واضح و قابل‌فهم، و استفاده از زبان بدن و عبارات غیرکلامی مسلط باشد. همچنین، مسئول دفتر باید توانایی ارائه اطلاعات به طور دقیق و به‌موقع به افراد دیگر را نیز داشته باشد.

انعطاف‌پذیری و حل مسئله

مسئول دفتر باید قابلیت سازگاری با تغییرات محیط کاری و توانایی حل مسئله از طریق به‌کارگیری تکنیک های مختلف را داشته باشد. او باید قادر به شناسایی و حل مسائل روزمره و مدیریت وضعیت‌های ناگوار باشد.

حل تعارض و مدیریت استرس

مسئول دفتر باید توانایی حل تعارضات را داشته باشد و در مواجهه با وضعیت‌های استرس‌زا، آرامش و کنترل خود را حفظ کند. او باید در مواقع فشار زیاد، قادر به انجام وظایف به طور کارآمد و منظم باشد.

تعهد و پایبندی

مسئول دفتر باید نسبت به انجام وظایف و مسئولیت‌های خود تعهد و پایبندی داشته باشد. او باید به تعهدات خود نسبت به مشتریان، همکاران و سازمان پایبند بوده و به‌موقع و بادقت به تعهدات خود عمل کند.

رشد و یادگیری مداوم

یک مسئول دفتر حرفه‌ای باید تمایل به رشد و به‌روزرسانی مداوم مهارت‌ها و دانش خود داشته باشد. او باید با تغییرات فناوری و روش‌های کاری جدید آشنا باشد و به‌منظور بهبود عملکرد خود، آموزش و یادگیری را در اولویت‌های کاری خود قرار دهد.

داشتن این ویژگی‌های اخلاقی و رفتاری، یک مسئول دفتر را به یک مسئول حرفه‌ای قابل‌اعتماد و موثر تبدیل می‌کند. این ویژگی‌ها به او کمک می‌کنند تا در محیط کاری حرفه‌ای رشد کرده، ارتباطات موثری برقرار نموده و به بهبود عملکرد و سازمان کمک کند.

جمع‌بندی و سخن پایانی

یک مسئول دفتر نقشی بسیار مهم و حیاتی در سازمان‌ها داشته و بسیاری از سازمان‌ها و ادارات به دنبال استخدام مسئول دفتر هستند. این فرد مسئولیت‌های گوناگونی دارد که از جمله آن‌ها می‌توان به مدیریت منابع، اسناد و اطلاعات، حفظ حریم خصوصی و برقراری ارتباطات داخلی و خارجی اشاره کرد. مسئولین دفتر برای انجام این وظایف، نیازمند مجموعه‌ای از مهارت‌های مدیریتی، ارتباطی و فنی هستند. با توجه به مسئولیت‌ها و مهارت‌های مورد نیاز مطرح شده، انتخاب و جذب یک مسئول دفتر ماهر و کارآزموده برای هر سازمان، امری بسیار حیاتی بوده و می‌تواند به بهبود کارایی و عملکرد سازمان کمک کند.